¿Qué es una base de datos?

Una base de datos es como un almacén en el que se guarda y organiza diferente tipo de información, pero en el computador. Las bases de datos permiten a sus usuarios acceder, registrar y analizar datos de una manera rápida y sencilla. Son tan útiles que es muy probable que te hayas topado con ellas a diario.

Las bases de datos están conformadas por 

varias listas llenas de información de diferente tipo, 

como la lista de productos o de clientes en una empresa.

Una base de datos es una herramienta para recopilar y organizar información. En las bases de datos, se puede almacenar información sobre personas, productos, pedidos, o cualquier otra cosa. Muchas bases de datos empiezan siendo una lista en un programa de procesamiento de texto o en una hoja de cálculo. A medida que crece la lista, empiezan a aparecer repeticiones e inconsistencias en los datos. Cada vez resulta más complicado comprender los datos presentados en la lista y existen pocos métodos para buscar o recuperar subconjuntos de datos para revisarlos. Cuando empiezan a observarse estos problemas, es aconsejable transferir la información a una base de datos creada mediante un sistema de administración de bases de datos (DBMS), como Office Access 2007.

Una base de datos informatizada es un contenedor de objetos. Una base de datos puede contener más de una tabla. Por ejemplo, un sistema de seguimiento de inventario que utiliza tres tablas no es un conjunto de tres bases de datos, sino una sola base de datos que contiene tres tablas. Excepto si se ha diseñado específicamente para utilizar datos o código de otro origen, una base de datos de Access almacena sus tablas en un solo archivo, junto con otros objetos, como formularios, informes, macros y módulos. Las bases de datos creadas con formato de Access 2007 tienen la extensión de nombre de archivo .accdb y las bases de datos creadas con formatos de versiones anteriores de Access tienen la extensión de nombre de archivo .mdb. Access 2007 se puede utilizar para crear archivos con formatos de versiones anteriores (por ejemplo, Access 2000 y Access 2002-2003).

Base de Datos

¿Por qué usar bases de datos?

Si una base de datos está compuesta por listas y tablas, 

similares a las que se hacen en excel, ¿Por qué no usar excel para crear 

bases de datos? Bueno, existen un par de diferencias importantes.

La primera diferencia consiste en que Access es mucho mejor analizando y organizando datos no numéricos, como nombres o descripciones, algo en lo que Excel se ha especializado, pero con los números.

Sin embargo, lo que realmente separa a estos dos programas es la capacidad de relacionar los datos almacenados en ellos.

Relacionar bases de datos

La capacidad de relacionar bases de datos consiste en entender cómo los elementos registrados en las listas se conectan unos con los otros. Para comprender mucho mejor este concepto, volvamos al ejemplo de la pequeña pastelería con la lista de clientes y la de tortas. Imagina que decides crear una tercera lista en la que aparezca el tipo de torta que prefiere cada cliente (de esta forma no te equivocarás con los pedidos).

¿Viste cómo la lista de "Pedidos" contiene elementos de las dos listas anteriores? Una base de datos es capaz de entender que las palabras "Karla" y "Nueces", de la lista de pedidos, corresponden a la misma "Karla" de la lista de clientes y a la misma torta de "Nueces" en la lista de productos. Una relación fácil de comprender para nosotros, pero no para un libro de Excel.

Formato de las bases de datos en Access

Microsoft Access almacena toda la información de tablas, reportes, formularios y consultas en un solo archivo. A partir de Access 2007 el formato de las bases de datos cambió para ofrecernos mayores ventajas y es conocido por tener la extensión de archivo .accdb en el nombre de archivo.

Anteriormente las bases de datos Access tenían las extensión de archivo .mdb la cual fue utilizada de manera predeterminada hasta la versión 2003. Pero no te preocupes, si necesitas abrir una base de datos Access en formato .mdb lo puedes hacer aunque tengas Access 2007 o Access 2010 ya que ambas versiones soportan la lectura de dichos archivos.

Por el contrario, si estas utilizando Access 2010 y necesitas compartir la base de datos con alguien que tiene Access 2003 debes asegurar de guardarla en formato .mdb o de lo contrario la otra persona no podrá abrir el archivo.

Elementos de una base de datos de Access

En las secciones siguientes, se describen brevemente los componentes de una base de datos de Access típica. 

• Tablas
• Formularios
• Informes
• Consultas
• Macros
• Módulo

Tablas

Una tabla de una base de datos es similar en apariencia a una hoja de cálculo, en cuanto a que los datos se almacenan en filas y columnas. Como 

consecuencia, normalmente es bastante fácil importar una hoja de cálculo en una tabla de una base de datos. La principal diferencia entre almacenar los datos en una hoja de cálculo y hacerlo en una base de datos es la forma de organizarse los datos.

Para lograr la máxima flexibilidad para una base de datos, la información tiene que estar organizada en tablas, para que no haya redundancias. Por ejemplo, si se almacena información sobre empleados, cada empleado se insertará una sola vez en una tabla que se configurará para contener únicamente datos de los empleados. Los datos sobre productos se almacenarán en su propia tabla, y los datos sobre sucursales también tendrán su tabla aparte. Este proceso se conoce como normalización.

Cada fila de una tabla se denomina registro. En los registros es donde se almacena cada información individual. Cada registro consta de campos (al menos uno). Los campos corresponden a las columnas de la tabla. Por ejemplo, puede trabajar con una tabla denominada "Empleados", en la que cada registro (fila) contiene información sobre un empleado distinto y cada campo (columna) contiene un tipo de información diferente, como el nombre, los apellidos, la dirección, o similares. Los campos se deben configurar con un determinado tipo de datos, ya sea texto, fecha, hora, numérico, o cualquier otro tipo.

Formularios

Los formularios se conocen a veces como "pantallas de entrada de datos". Son las interfaces que se utilizan para trabajar con los datos y, a menudo, contienen botones de comando que ejecutan diversos comandos. Se puede crear una base de datos sin usar formularios, editando los datos de las hojas de las tablas. No obstante, casi todos los usuarios de bases de datos prefieren usar formularios para ver, escribir y editar datos en las tablas.

Los formularios proporcionan un formato fácil de utilizar para trabajar con los datos. Además, se les puede agregar elementos funcionales, como botones de comando. Puede programar los botones para determinar qué datos aparecen en el formulario, abrir otros formularios o informes, o realizar otras tareas diversas. Por ejemplo, podría crear un formulario denominado "Formulario de cliente" para trabajar con datos de clientes. El formulario de cliente podría tener un botón para abrir un formulario de pedido en el que se pudiese escribir un pedido nuevo del cliente.

Informes

Los informes sirven para resumir y presentar los datos de las tablas. Normalmente, un informe responde a una pregunta específica, como"¿Cuánto dinero se ha facturado por cliente este año?" o "¿En qué ciudades están nuestros clientes?" Cada informe se puede diseñar para presentar la información de la mejor manera posible.

Un informe se puede ejecutar en cualquier momento y siempre reflejará los datos actualizados de la base de datos. Los informes suelen tener un formato que permita imprimirlos, pero también se pueden consultar en la pantalla, exportar a otro programa o enviar por correo electrónico.

Consultas

Las consultas son las que verdaderamente hacen el trabajo en una base de datos. Pueden realizar numerosas funciones diferentes. Su función más común es recuperar datos específicos de las tablas. Los datos que desea ver suelen estar distribuidos por varias tablas y, gracias a las consultas, puede verlos en una sola hoja de datos. Además, puesto que normalmente no desea ver todos los registros a la vez, las consultas le permiten agregar criterios para "filtrar" los datos hasta obtener solo los registros que desee. Las consultas a menudo sirven de origen de registros para formularios e informes.

Algunas consultas son "actualizables", lo que significa que es posible editar los datos de las tablas base mediante la hoja de datos de la consulta. Si trabaja con una consulta actualizable, recuerde que los cambios se producen también en las tablas, no solo en la hoja de datos de la consulta.

Hay dos tipos básicos de consultas: las de selección y las de acción. Una consulta de selección simplemente recupera los datos y hace que estén disponibles para su uso.

Macros

Las macros en Access se pueden considerar como un lenguaje de programación simplificado, que se puede utilizar para aumentar la funcionalidad de la base de datos. 

Por ejemplo, puede adjuntar una macro a un botón de comando en un formulario, de modo que la macro se ejecute cuando se haga clic en el botón.

Las macros contienen acciones que realizan tareas, como abrir un informe, ejecutar una consulta o cerrar la base de datos.

Casi todas las operaciones de bases de datos que normalmente se realizan manualmente se pueden automatizar mediante macros, ahorrando así mucho tiempo.

Módulos

Los módulos, como las macros, son objetos que sirven para aumentar la funcionalidad de la base de datos. Mientras que las macros en Access se crean seleccionando acciones de una lista, los módulos se escriben en el lenguaje de programación de Visual Basic para Aplicaciones (VBA). Un módulo es una colección de declaraciones, instrucciones y procedimientos que se almacenan conjuntamente como una unidad. Un módulo puede ser de clase o estándar. Los módulos de clase se adjuntan a formularios o informes, y normalmente contienen procedimientos específicos del formulario o el informe al que se adjuntan. Los módulos estándar contienen procedimientos generales que no están asociados a ningún otro objeto. Los módulos estándar se enumeran en Módulos en el panel de exploración, pero los módulos de clase no.

Crear una base de datos en blanco

Ya que (en teoría) al momento de crear una base de datos en Access deberíamos haber hecho el diseño, la mejor opción para crear nuestra base de datos será hacerlo a partir de una base de datos en blanco. Para hacerlo debemos comenzar por pulsar la opción Base de datos en blanco que se encuentra dentro de la opción Nuevo de la ficha Archivo.

Es importante hacer notar que al momento de pulsar el botón Base de datos en blanco se crear un archivo con el nombre y ruta especificados en el panel derecho.

Una vez creada la base de datos podrás encontrar el archivo .accdb en la ruta especificada. Por último debo mencionar que Access insertará una tabla vacía llamada Tabla1 a partir de la cual podremos iniciar con la creación de nuestro diseño.

Creación de una Base de Datos